Les formalités pour un déménagement de bureau professionnel
Pour des raisons diverses, un chef d’entreprise peut trouver opportun de déplacer son entreprise vers des locaux plus appropriés. Le déménagement de siège social est un processus délicat qui nécessite certaines formalités. Connaissez-vous les formalités pour le déménagement de bureau professionnel ? Découvrez dans cet article, toutes les formalités relatives à un tel processus.
La préparation d'un budget
Il s’agit ici de faire une estimation de toutes les dépenses relatives à ce projet. Que vous choisissez de faire recours à un professionnel ou non, il est important de préparer un budget. Voici les éléments qu’il faudra prendre en compte :
- le coût du service de déménagement
- le coût de l’aménagement des nouveaux bureaux
- les charges financières relatives à la location des nouveaux locaux
- le coût de l’achat du mobilier et d’autres équipements indispensables.
En fonction des caractéristiques de votre entreprise, d’autres éléments peuvent s’ajouter au budget.
Le dépôt de préavis
Avant de quitter un local que vous avez loué, il est important de déposer un préavis auprès de votre bailleur. En général, les contrats prévoient un dépôt de préavis d’au moins 3 mois et d’au plus 6 mois, avant le départ. Cette formalité est importante. En effet, si vous ne déposez pas le préavis dans le délai prévu par le contrat de bail, vous risquez de payer des frais supplémentaires.
La visite et l'aménagement des nouveaux locaux
Organiser son déménagement passe forcément par l’inspection des nouveaux bureaux. Pour faire une inspection minutieuse, vous devez préparer un cahier de charge. Le cahier de charge fait état de l’ensemble de vos besoins et attentes. Le jour de l’audit, vous devez vérifier les points suivants :
- la capacité des bureaux : si votre entreprise est en plein essor, optez pour un grand local, sinon, vous risquez de devoir déménager dans quelques années
- l’état des locaux, bâtis et autres installations
- l’état des cloisons, de l’isolation, des installations électriques et autres.
En dehors de ces critères, vous devez également tenir compte de l’accessibilité des locaux, et de la zone dans laquelle ils sont situés.
Après l’audit, vous devez maintenant aménager les nouveaux locaux. Les travaux d’aménagement à faire sont directement en lien avec les résultats de l’audit que vous avez réalisé. Cependant, les indispensables sont :
- le revêtement des locaux
- l’installation des cloisons
- l’installation de faux plafonds
- la mise en norme des installations électriques.
Dans le même temps, s’il y a des travaux d’aménagement à faire dans vos anciens bureaux, ajoutez-les à la liste.
La participation des salariés
On ne peut procéder à un déménagement de bureau sans informer et associer les employés. Vous devez donc organiser des séances d’informations visant à les avertir des raisons de ce changement. Vous devez également penser à présenter le nouveau bureau et ses différents avantages. Pour ce qui est de les associer aux démarches de déménagement, vous pouvez choisir une ou deux personnes dans chaque équipe, pour participer aux tâches liées au déplacement.
Les démarches administratives
Les démarches administratives mettent un terme aux formalités de déménagement. Elles visent à rendre officiel votre changement de bureau. Elles se résument à :
- l’installation du téléphone et de l’internet dans les nouveaux locaux
- le changement officiel d’adresse auprès de l’organisme de tutelle
- la notification aux clients et autres partenaires de votre nouvelle adresse.
En définitive, voilà les formalités nécessaires pour le déménagement d’un bureau professionnel.